Fakturaskabeloner styrer den titel, besked til modtageren og linjetekst, der sendes til dit regnskabssystem. Kombiner almindelig tekst med variabler for at indsætte eksempelvis kundens navn eller den periode, fakturaen dækker.
Du skal have adgang til at redigere de relevante organisationsindstillinger, kunder, aftaler eller ydelser. Du kan forberede skabeloner, før du forbinder et regnskabssystem. Oprettelse af fakturaer kræver en konfigureret integration. Se Forbind CleanTracker med e-conomic for hjælp til e-conomic.
Angiv organisationens standarder
- Åbn Indstillinger → Organisation, og find Fakturaskabeloner.
- Udfyld Titelskabelon med fakturaens overskrift og Beskrivelsesskabelon med en besked til modtageren. Beskrivelsen understøtter linjeskift.
- Placer markøren, hvor en værdi skal indsættes, klik på Indsæt variabel, og vælg en variabel.
- Klik på Gem fakturaskabeloner.
Hvis du fakturerer sidste måneds arbejde, kan du eksempelvis bruge denne titel:
Rengøring – {{date.previousMonth}}I beskrivelsen kan du bruge:
{{invoice.visitCount}} besøg i perioden {{invoice.periodStart}} – {{invoice.periodEnd}}
Lad et felt stå tomt for at bruge automatisk fakturatekst i det felt, medmindre kunden eller aftalen har en skabelon, der tilsidesætter standarden.
Tilpas teksten til en kunde eller aftale
Titel og beskrivelse vælges uafhængigt af hinanden:
| Fakturatype | Tekst, der bruges, i prioriteret rækkefølge |
|---|---|
| Samlet kundefaktura | Kundens skabelon → organisationens skabelon → automatisk tekst |
| Faktura pr. aftale | Aftalens skabelon → organisationens skabelon → automatisk tekst |
Kundeskabeloner bruges ikke på fakturaer pr. aftale. Et tomt felt arver organisationens standard; det fjerner ikke standardteksten.
For at tilpasse en kundes samlede fakturaer skal du åbne Kunder, vælge kunden og klikke på Rediger. Fold Yderligere detaljer ud om nødvendigt. Under Adressedetaljer finder du Skabelon til fakturatitel og Skabelon til fakturabeskrivelse. Klik på Gem ændringer, når du er færdig. Opdel fakturaer pr. aftale bestemmer, om kunden får separate fakturaer pr. aftale. Kundeskabelonerne bruges, når denne indstilling er slået fra.
For at tilpasse fakturaer pr. aftale skal du åbne Aftaler, vælge aftalen og klikke på Rediger. Fold Avancerede indstillinger ud, og find Faktureringskonfiguration. Udfyld Skabelon til fakturatitel eller Skabelon til fakturabeskrivelse, og klik på Opdater aftale. Under hvert felt kan du se organisationens standard, som bruges, når feltet er tomt.
Tilpas fakturalinjernes tekst
Brug Fakturatekst til at ændre den tekst, kunden ser for en ydelse, mens ydelsens navn og beskrivelse bevares til dit team.
Find Ydelser på aftalen på aftalens side, og klik på blyanten for at redigere en ydelse. Klik på Tilpas ved Fakturatekst, hvis feltet er foldet sammen. Skriv teksten, brug Indsæt variabel efter behov, og klik på fluebenet for at gemme ydelsen. Du kan også redigere fakturateksten i aftalens redigeringsformular; gem aftalen, når du er færdig.
Hovedrengøring – {{job.number}} – {{customer.name}}
For at genbruge linjetekst skal du gå til Indstillinger → Ydelser, redigere en ydelse og tilpasse dens Fakturatekst. Klik på Gem ændringer. Når du vælger ydelsen til en aftale, kopieres skabelonen til aftalens ydelse. Kopien kan redigeres uafhængigt; senere ændringer i ydelseskataloget opdaterer ikke eksisterende aftalers linjer.
En tom linjeskabelon bruger den sædvanlige automatiske tekst: linjens navn i Dinero og e-conomic, eller beskrivelsen i Billy, som bruger navnet, hvis beskrivelsen mangler. Variabler i almindelige navne og beskrivelser bliver ikke erstattet med værdier.
Vælg de rigtige variabler
Brug variabelmenuen for at undgå stavefejl. Disse variabler kan bruges i titler, beskrivelser og fakturalinjernes tekst:
| Variabler | Indhold |
|---|---|
{{organization.name}} | Organisationens navn |
{{customer.name}}, {{customer.taxNumber}} | Kundens navn og CVR/momsnummer; et manglende nummer bliver til tom tekst |
{{invoice.date}} | Fakturadatoen |
{{invoice.visitCount}} | Antal besøg på fakturaen |
{{invoice.periodStart}}, {{invoice.periodEnd}} | Tidligste og seneste planlagte besøgsdato på fakturaen |
{{date.previousMonth}}, {{date.currentMonth}}, {{date.nextMonth}} | Måned og år i forhold til fakturadatoen |
Fakturalinjernes tekst understøtter også {{job.title}}, {{job.description}} og {{job.number}}. De henter oplysninger fra den aftale, linjen tilhører, også på en samlet kundefaktura. En manglende aftalebeskrivelse bliver til tom tekst. Aftalevariabler kan ikke bruges i fakturaens titel eller beskrivelse.
Datoer følger organisationens tidszone. Dato- og månedstekst er på dansk, når organisationens land er Danmark, og ellers på engelsk, uafhængigt af browserens sprog. Forrige måned er måneden før fakturadatoen, ikke måneden for besøget. På en faktura fra oktober 2026 for en dansk organisation bliver {{date.previousMonth}} eksempelvis til september 2026.
Kun almindelig tekst og understøttede variabler accepteres. Løkker, betingelser og udtryk understøttes ikke. Hver skabelon kan indeholde op til 2.000 tegn.
Regnskabssystemer og senere ændringer
- Dinero: understøtter både titel og beskrivelse, som sendes som fakturaens beskrivelse og kommentar.
- e-conomic: understøtter begge felter. Når variablerne er udfyldt, må titlen højst fylde 250 tegn og beskrivelsen 1.000 tegn. Længere tekst giver en fejl ved fakturaoprettelsen frem for at blive forkortet.
- Billy: bruger kun beskrivelsen. Titler gemmes i CleanTracker til andre udbydere, men sendes ikke til Billy og føjes ikke til beskrivelsen.
Tilpasset linjetekst understøttes af alle tre udbydere.
Skabelonerne udfyldes, når CleanTracker opretter fakturaen, med de aktuelle skabeloner og oplysninger. En gemt ændring omskriver ikke en faktura, der allerede er oprettet i regnskabssystemet. Hvis et nyt forsøg på en faktureringsopgave fortsætter med en eksisterende faktura, ændres dens tekst heller ikke.
Hvis en skabelonfejl forhindrer fakturaoprettelsen, skal du rette den ukendte variabel eller syntaks, eller forkorte teksten, og gemme før et nyt forsøg. Kontrollér både kundens eller aftalens skabelon og organisationens standard, hvis fakturaen bruger en uventet tekst.