Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

CleanTracker er en tjeneste leveret af Idealrent ApS. Idealrent ApS er dataansvarlig for den behandling, som beskrives i denne privatlivspolitik: vores hjemmeside, kunde- og kontoadministration, abonnementer, support, sikkerhed og kommunikation om tjenesten.

Politikken gør ikke Idealrent ApS dataansvarlig for alle oplysninger, som kundeorganisationer opbevarer i CleanTracker. En kundeorganisation er som udgangspunkt dataansvarlig for de operationelle personoplysninger, den indtaster og administrerer i tjenesten. Idealrent ApS behandler oplysningerne som databehandler efter kundens dokumenterede instruks. Se vores Databehandleraftale for disse vilkår.

2. Hvem og hvad er omfattet?

Politikken omfatter personoplysninger om:

• besøgende på hjemmesiden og personer, der kontakter os;
• potentielle kunder, kontohavere og brugere;
• organisationsejere, administratorer og faktureringskontakter;
• personer, der modtager konto-, support-, e-mail- eller SMS-kommunikation; og
• personer, hvis tekniske identifikatorer fremgår af sikkerheds-, request- og diagnosticeringslogs.

Afhængigt af din kontakt med CleanTracker kan vi behandle navn, e-mailadresse, telefonnummer, organisations- og kontometadata, autentifikationsidentifikatorer, rolle- og adgangsoplysninger, abonnementsplan, faktureringsoplysninger, Stripe-kunde- eller abonnementsidentifikatorer, supportbeskeder, kommunikationsindhold og leveringsmetadata, IP-adresse, enheds-/browserdata, tekniske requestmetadata samt sikkerheds- og diagnosticeringsoplysninger.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler konto-, organisations-, autentifikations- og abonnementsoplysninger for at oprette og administrere konti, levere den ønskede tjeneste, varetage kundeforholdet og opfylde vores aftale. Kontakt- og faktureringsoplysninger behandles for at administrere abonnementer, betaling, bogføring og skatteforpligtelser.

Vi behandler supportsamtaler og transaktionskommunikation for at besvare henvendelser og levere invitationer, nulstilling af adgangskoder, påmindelser, driftsmeddelelser og anden nødvendig kommunikation. CleanTracker udsender i øjeblikket transaktionskommunikation, ikke markedsføringsnyhedsbreve, gennem disse kanaler.

Logs og tekniske oplysninger behandles for at sikre, drive, fejlrette og forbedre tjenesten, forebygge misbrug og svig, fastlægge eller forsvare retskrav og overholde retlige forpligtelser. Behandlingen bygger efter omstændighederne på opfyldelse af aftale, retlig forpligtelse og vores legitime interesse i at drive en sikker og stabil B2B-tjeneste. Kræver en konkret aktivitet samtykke, indhenter vi det særskilt.

Du skal som udgangspunkt give de konto- og faktureringsoplysninger, der er nødvendige for at indgå og administrere kundeforholdet. Uden dem kan vi muligvis ikke oprette en konto eller levere en betalt tjeneste.

4. Autentifikation

CleanTracker anvender Better Auth til kontogodkendelse. Vælger du socialt login, kan Google eller Apple behandle autentifikationsidentifikatorer og give os en identifikator, navn eller e-mailadresse afhængigt af dit valg og udbyderens indstillinger. Udbyderen behandler også oplysninger efter egne vilkår og privatlivsoplysninger. Socialt login er valgfrit, hvor det tilbydes.

5. Fakturering og betaling

Stripe anvendes til CleanTracker-abonnementsbetaling og til Stripe Connect/kundebetalinger. Vi behandler plan-, organisations-, faktureringskontakt-, abonnements- og betalingsmetadata samt relevante Stripe-identifikatorer. Stripe kan have forskellige retlige roller afhængigt af betalingsaktiviteten, herunder som betalingsudbyder med egne formål knyttet til lovkrav, forebyggelse af svig og betalingsnetværk. Betalingskortoplysninger håndteres i Stripes betalingsmiljø og opbevares ikke direkte af CleanTracker.

6. Support og kommunikation

Crisp leverer kundesupportchat. Når du bruger chatten eller på anden måde kontakter support, kan Crisp behandle kontaktoplysninger, samtaleindhold, teknisk kontekst og chatsessionsoplysninger. Medtag ikke oplysninger, der ikke er nødvendige for din supporthenvendelse.

Resend leverer transaktionsmails, og GatewayAPI leverer transaktions-SMS, hvor denne kanal anvendes. Modtagerens kontaktoplysninger, meddelelsesindhold og leveringsmetadata kan behandles for at sende og fejlfinde meddelelserne.

7. Teknologier på hjemmesiden

Hjemmesiden gemmer en cookie med sprogvalg. Dit valg af lyst eller mørkt tema gemmes desuden i local storage og en temacookie. Crisp kan sætte en sessionsidentifikator, der er nødvendig for at opretholde supportchatsessionen på tværs af sider og besøg.

Umami-analysekode er installeret, men deaktiveret. Vi anvender derfor ikke i øjeblikket Umami til hjemmesideanalyse. Vi hævder ikke generelt, at hjemmesiden ikke anvender cookies eller local storage, fordi de beskrevne præference- og supportfunktioner anvender disse teknologier.

8. CleanTracker som databehandler for kundens driftsdata

Kundeorganisationer bestemmer, hvorfor og hvordan de bruger CleanTracker i deres drift. Oplysninger behandlet på deres vegne kan omfatte kunde- og kontaktoplysninger, oplysninger om medarbejdere, arbejdere og kontomedlemmer, opgaver og besøg, planer, interne noter og instruktioner, tidsregistrering, check-in/check-out, valgfri lokationsdata på bestemte tidspunkter, driftsdata knyttet til fakturering/regnskab og importeret CSV-indhold.

Kunder kan indtaste fritekstnoter og instruktioner, som kan indeholde personoplysninger. CleanTracker er ikke indrettet til at kræve oplysninger om særlige kategorier eller strafbare forhold. Kunden skal begrænse indholdet til oplysninger, som er nødvendige og lovlige for brugen af tjenesten.

Tids- og lokationsregistrering

En organisation kan vælge, om check-in ved besøg skal være aktiveret. Når funktionen er aktiveret, checker medarbejderen manuelt ind og ud i mobilappen. CleanTracker registrerer relevante tidspunkter, tilknytningen mellem medarbejder og besøg samt den deraf følgende faktiske arbejdstid.

Når lokationsregistrering er aktiveret af organisationen, kan CleanTracker registrere medarbejderens aktuelle lokation, når medarbejderen manuelt checker ind eller ud. Den gennemgåede produktimplementering anmoder om en punktvis lokation ved disse handlinger og sporer ikke medarbejderens lokation løbende. Brugeren kan få mulighed for at fortsætte uden lokation, hvis lokationstilladelse ikke er tilgængelig. Kundeorganisationen styrer funktionen og er ansvarlig for at anvende den lovligt.

AI-assisteret CSV-import

Når en bruger vælger AI-assisteret CSV-import, kan data i den valgte import blive behandlet af OpenAI for at fortolke, normalisere og strukturere de importerede kundedata. Behandlingen er begrænset til den valgte import og betyder ikke, at alle data i CleanTracker sendes til OpenAI.

9. Hosting, integrationer og andre modtagere

CleanTrackers primære applikations- og databaseinfrastruktur hostes af Render i Frankfurt, Tyskland. Render behandler også applikations-/serverlogs og tekniske requestoplysninger.

Kunder kan vælge at forbinde Dinero eller Billy. Når integrationen aktiveres, sendes relevante kunde-, faktura-, kontakt- og transaktionsoplysninger til den valgte regnskabsudbyder som led i både CleanTracker-integrationen og kundens eget forhold til udbyderen. Tredjepartsintegrationer kan være omfattet af egne vilkår og privatlivspraksis.

Expo understøtter mobilappens infrastruktur. Apple og Google leverer deres respektive appbutiks- og platformtjenester. Disse platformudbydere beskrives ikke som underdatabehandlere i alle sammenhænge, fordi rollen afhænger af tjenesten og udbyderens direkte forhold til brugeren.

Se den aktuelle liste over underdatabehandlere og modtagere for detaljer og kildelinks.

10. Internationale overførsler

Selv om CleanTrackers primære hosting og database er placeret i Frankfurt, kan nogle udbydere behandle eller give adgang til personoplysninger uden for EU/EØS. Hvor Idealrent ApS er ansvarlig for en sådan overførsel, anvender vi en relevant tilstrækkelighedsafgørelse, EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et andet lovligt grundlag. Udbyderspecifikke oplysninger vedligeholdes på siden om underdatabehandlere. Vi hævder ikke, at al behandling udelukkende sker i EU.

11. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer egne dataansvarlige konto-, relations-, support-, fakturerings- og sikkerhedsoplysninger, så længe det er nødvendigt til det relevante formål. Visse oplysninger kan opbevares længere, når det er påkrævet af bogføringsregler eller andre retlige forpligtelser, af hensyn til svig og sikkerhed, kontraktdokumentation eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Kundens operationelle data, som behandles på kundens vegne, opbevares under kundeforholdet og i op til 30 dage efter ophør. Herefter slettes de fra aktive systemer. Sikkerhedskopier udløber derefter gennem den normale backupcyklus; den aktuelle backupopbevaring for den primære database er cirka tre dage. Reglen om driftsdata kræver ikke sletning af særskilte dataansvarlige oplysninger, som Idealrent ApS skal eller lovligt kan opbevare af de ovennævnte grunde.

12. Dine rettigheder

Med de begrænsninger, der følger af databeskyttelsesreglerne, kan du anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning eller dataportabilitet og gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan du trække samtykket tilbage uden betydning for tidligere lovlig behandling.

Vedrører din henvendelse operationelle data indtastet af en CleanTracker-kunde, skal du først kontakte kundeorganisationen, fordi den normalt er dataansvarlig. Vi bistår kunder med anmodninger som krævet i Databehandleraftalen.

Kontakt os på [email protected]. Du kan også klage til Datatilsynet eller en anden kompetent tilsynsmyndighed.

13. Ændringer

Vi kan opdatere politikken, når vores tjeneste eller retlige forpligtelser ændrer sig. Ikrafttrædelses- og opdateringsdatoen ovenfor identificerer den offentliggjorte version. Væsentlige ændringer kommunikeres gennem en relevant tjeneste- eller kundekanal, hvor det er påkrævet.