Vilkår for brug

1. Udbyder og aftale

Disse vilkår (Vilkårene) regulerer adgang til og brug af CleanTracker, en erhvervstjeneste leveret af Idealrent ApS (CleanTracker, vi eller os). Ved at oprette en organisation, abonnere eller bruge tjenesten på vegne af en kunde bekræfter du, at kunden accepterer Vilkårene, og at du har ret til at binde kunden.

Aftalen består af Vilkårene, den valgte plan eller ordre, vores Privatlivspolitik og—hvor CleanTracker behandler kundedata på kundens vegne—Databehandleraftalen. Yderligere skriftlige ordrevilkår har kun forrang, når det udtrykkeligt fremgår.

2. Erhvervsmæssig anvendelse

CleanTracker tilbydes til erhvervsmæssig og professionel brug, ikke til forbrugere. Kunden skal være en juridisk handlekraftig virksomhed, organisation eller person, der handler som led i sit erhverv. Personen, der accepterer aftalen, skal være mindst 18 år og bemyndiget til at handle for kunden.

3. Konti og organisationer

Kunden er ansvarlig for oplysninger ved registrering, valg af organisationsejere og administratorer, styring af medlemskaber og rettigheder og sikring af adgangsoplysninger. Konti er personlige og må ikke deles. Kunden skal straks fjerne adgang, når en bruger ikke længere har behov, og underrette os om mistanke om uautoriseret adgang.

Kunden er ansvarlig for aktivitet i organisationen, bortset fra det omfang den skyldes CleanTrackers misligholdelse. Vi kan støtte ret på instrukser fra en organisationsejer eller administrator, der handler inden for sin tilsyneladende bemyndigelse.

4. Tjeneste og planer

CleanTracker leverer værktøjer til kunder, serviceadresser, opgaver, besøg, planlægning, teamadgang, check-in/out, faktureringsflows, integrationer og relateret drift. Funktioner varierer efter plan og kan udvikle sig.

Gratisplanen er aktuelt tilgængelig for organisationer med op til tre brugere. Betalte funktioner, grænser og aktuelle priser vises på pris- eller betalingssiden og indgår i kundens ordre. En prøveperiode gælder kun, når den udtrykkeligt tilbydes, og følger den varighed og de betingelser, der vises ved start. Vi kan ændre eller ophøre med gratis- eller prøvetilbud med rimeligt varsel; det forkorter ikke en allerede købt betalingsperiode.

5. Abonnementsbetaling

Betalte abonnementer faktureres månedligt gennem Stripe og fornyes automatisk for nye månedsperioder, indtil de opsiges. Betalingssiden eller fakturaen viser relevant moms og andre skatter. Stripe kan indsamle faktureringsadresse, skatteidentifikation og betalingsoplysninger og beregne relevant skat.

Kunden godkender løbende opkrævning for den valgte plan samt brug eller ekstra brugere beskrevet ved betaling. Fakturerings- og betalingsoplysninger skal holdes ajour. Mislykkes eller udebliver betaling, kan vi forsøge igen, begrænse betalte funktioner, nedgradere organisationen hvor teknisk muligt eller suspendere tjenesten efter rimeligt varsel.

Kunden kan opsige gennem Stripes kundeportal. Opsigelsen får virkning ved udgangen af den aktuelle betalte faktureringsperiode, og betalt adgang fortsætter indtil da. Eventuel kreditering eller tilbagebetaling afgøres efter den relevante ordre og ufravigelig ret.

6. Kundedata og instrukser

Kundedata er data, indhold og materiale, som indtastes, importeres, genereres eller transmitteres af eller for kunden gennem CleanTracker, bortset fra vores software og aggregerede oplysninger, der ikke længere identificerer kunden eller personer.

Mellem parterne bevarer kunden sine rettigheder til kundedata. Kunden giver Idealrent ApS en begrænset ret til at hoste, kopiere, transmittere, vise, teknisk ændre og på anden måde behandle kundedata alene i det omfang, det er nødvendigt for at levere, sikre, supportere og forbedre tjenesten efter aftalen og Databehandleraftalen.

Kunden er ansvarlig for nødvendige rettigheder, behandlingsgrundlag og meddelelser for kundedata. Kunden må kun indtaste relevante og nødvendige personoplysninger, holde dem rimeligt korrekte og følge gældende databeskyttelses-, ansættelses-, bogførings- og kommunikationsret. Fritekstfelter må ikke anvendes til unødvendige oplysninger. Følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold må ikke bevidst indtastes uden særskilt skriftlig aftale og lovligt grundlag.

7. Brugere, tidsregistrering og valgfri lokation

Kunden beslutter, om og hvordan medarbejder- og besøgsfunktioner anvendes. Når check-in ved besøg er aktiveret, checker brugere manuelt ind og ud, og CleanTracker gemmer tidspunkter, tilknytning mellem besøg/bruger og faktisk arbejdstid.

Når lokationsregistrering er aktiveret, kan mobilappen registrere brugerens punktvise lokation, når brugeren manuelt checker ind eller ud. CleanTracker sporer ikke medarbejderens lokation løbende gennem denne funktion. Kunden er ansvarlig for at vurdere, om og hvordan tids- og lokationsfunktioner må anvendes lovligt, give påkrævede oplysninger til medarbejdere, vælge behandlingsgrundlag og konfigurere adgang. CleanTracker yder ikke ansættelsesretlig rådgivning.

8. Integrationer og tredjeparter

Kunden kan vælge at forbinde tredjepartstjenester som Dinero, Billy, Stripe, Google eller Apple. Ved at aktivere en integration instruerer kunden os i at udveksle de nødvendige oplysninger og bekræfter at have ret hertil.

Tredjepartstjenester følger egne vilkår, tilgængelighed, sikkerhed og privatlivspraksis. Kunden er ansvarlig for sine konti og aftaler med udbyderne. Vi garanterer ikke, at en integration altid er tilgængelig, og kan ændre eller ophøre med den, hvis udbyderen, loven, sikkerhed eller produktretning kræver det. Vi giver rimeligt varsel, hvor det er praktisk muligt.

9. AI-assisteret CSV-import

Vælger kunden AI-assisteret CSV-import, kan relevante importrækker sendes til OpenAI for at fortolke og strukturere de importerede data. Kunden instruerer behandlingen ved at vælge funktionen og er ansvarlig for, at importen er lovlig og begrænset til nødvendige oplysninger.

AI-assisterede resultater kan være ufuldstændige eller forkerte. Kunden skal gennemgå importerede poster, før de anvendes. Funktionen giver ikke tilladelse til at bruge kundedata til at træne en kundespecifik model og betyder ikke, at alle CleanTracker-data sendes til OpenAI.

10. Acceptabel brug

Kunden og dens brugere må ikke:

• bruge tjenesten ulovligt eller krænke andres rettigheder;
• omgå adgangskontrol, undersøge sårbarheder uden skriftlig tilladelse, forstyrre tjenesten eller indføre skadelig kode;
• tilgå en anden kundes data eller give uvedkommende adgang til en konto;
• reverse engineere eller kopiere tjenesten, bortset fra hvad ufravigelig ret tillader;
• bruge tjenesten til spam eller vildledende, krænkende eller ulovlig kommunikation;
• indtaste oplysninger, der er unødvendige eller ulovlige til erhvervsformålet; eller
• bruge tjenesten på en måde, der sandsynligvis væsentligt skader CleanTracker, leverandører eller andre kunder.

Vi kan undersøge mistanke om misbrug og begrænse eller suspendere berørt adgang, når det er rimeligt nødvendigt for at beskytte tjenesten, data eller tredjeparter. Hvor omstændighederne tillader det, underretter vi kunden og giver rimelig mulighed for afhjælpning.

11. Sikkerhed og fortrolighed

Hver part beskytter den anden parts fortrolige oplysninger med rimelig omhu og bruger dem kun til aftalen. Fortrolige oplysninger omfatter ikke oplysninger, der lovligt er offentlige, allerede kendt uden begrænsning, selvstændigt udviklet eller lovligt modtaget fra andre. En part kan videregive oplysninger, når loven kræver det, og giver hvor muligt forudgående besked og rimelig bistand.

Vi vedligeholder tekniske og organisatoriske foranstaltninger passende for tjenesten som beskrevet i Databehandleraftalen. Kunden er fortsat ansvarlig for egne enheder, brugeradministration, eksporter og kopier uden for CleanTracker.

12. Tilgængelighed, ændringer og support

Vi tilstræber en stabil tjeneste, men lover ikke uafbrudt eller fejlfri tilgængelighed. Vedligeholdelse, tredjepartsfejl, sikkerhedshændelser, internetforhold og begivenheder uden for rimelig kontrol kan påvirke adgang. Medmindre andet er skriftligt aftalt, gælder ingen service-level-garanti.

Vi kan opdatere eller ændre tjenesten for at forbedre den, opretholde sikkerhed, overholde loven eller udvikle produktet. Vi bestræber os på at varsle, før en ændring væsentligt fjerner centrale betalte funktioner. Support ydes gennem kanaler og på det niveau, der er beskrevet for planen.

13. Immaterielle rettigheder og feedback

Idealrent ApS og licensgivere bevarer alle rettigheder til CleanTracker, herunder software, design, dokumentation, varemærker og forbedringer. Aftalen giver kunden en begrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret under aftalen til at bruge tjenesten til intern erhvervsdrift.

Giver kunden forslag eller feedback, kan vi bruge det uden begrænsning eller betaling, hvis vi ikke offentligt identificerer kunden eller videregiver fortrolige oplysninger uden tilladelse.

14. Garantier og forbehold

Hver part garanterer at have ret til at indgå aftalen. Vi leverer tjenesten med rimelig professionel omhu og håndterer reproducerbare væsentlige fejl gennem almindelig support.

I det videst lovlige omfang leveres tjenesten i øvrigt “som tilgængelig”. Vi garanterer ikke, at den opfylder ethvert kundespecifikt krav, at alle integrationer eller AI-resultater er korrekte, eller at adgang er uafbrudt. CleanTracker er et driftsværktøj og yder ikke juridisk, ansættelses-, regnskabs- eller skatterådgivning.

15. Ansvar

Ingen part er ansvarlig for indirekte tab eller følgetab, tab af fortjeneste, omsætning, forventet besparelse, goodwill eller data, medmindre loven forbyder udelukkelsen. Kunden er ansvarlig for rimelig backup-/eksportpraksis, der er tilgængelig for kunden, og for at verificere fakturaer, integrationer og AI-assisterede importer før ekstern brug.

I det videst mulige omfang efter dansk ret er hver part alene ansvarlig for dokumenterede, direkte og rimeligt forudsigelige tab forårsaget af partens misligholdelse. En yderligere ansvarsbegrænsning, som udtrykkeligt er aftalt i en ordre, gælder sammen med dette afsnit.

Udelukkelserne og grænserne gælder ikke svig eller forsæt, død eller personskade forårsaget ved uagtsomhed, krænkelse af den anden parts immaterielle rettigheder, brud på fortrolighed, betalingsforpligtelser eller ansvar, der ikke lovligt kan begrænses. Databeskyttelsesansvar følger også ufravigelige rettigheder og ansvarsfordeling efter gældende ret og Databehandleraftalen.

16. Suspension og ophør

Kunden kan stoppe Gratisplanen når som helst og opsige et betalt abonnement som beskrevet i afsnit 5. Hver part kan ophæve ved væsentlig misligholdelse, hvis den ikke afhjælpes inden en rimelig skriftlig frist, eller straks hvis den ikke kan afhjælpes. En part kan også ophæve ved den andens insolvens med forbehold for ufravigelig ret.

Vi kan straks suspendere adgang, hvor det er nødvendigt ved alvorlig sikkerhedsrisiko, ulovlig brug eller væsentlig trussel mod tjenesten eller andre. Suspension begrænses til det rimeligt nødvendige, og kunden informeres, hvor det er lovligt og praktisk.

Ved ophør slutter adgangen, når den relevante planperiode udløber eller ophævelsen får virkning. Operationelle kundedata opbevares i op til 30 dage og slettes derefter fra aktive systemer; sikkerhedskopier udløber gennem normal backupcyklus. Kunden bør eksportere nødvendige data før adgangens ophør. Særskilte dataansvarlige oplysninger kan opbevares til bogføring, sikkerhed, retskrav, kontraktdokumentation og lovkrav som beskrevet i Privatlivspolitikken.

17. Ændringer til Vilkårene

Vi kan opdatere Vilkårene af juridiske, sikkerhedsmæssige, driftsmæssige eller produktmæssige grunde. Den opdaterede version offentliggøres, og væsentlige ændringer varsles rimeligt gennem tjenesten, e-mail eller anden relevant kanal. Væsentlige ændringer træder normalt i kraft ved næste fornyelse eller på den angivne dato. Hvis en væsentlig ændring stiller en betalende kunde betydeligt dårligere, kan kunden opsige før ikrafttrædelsen; fortsat brug derefter er accept.

18. Generelle vilkår

Ingen part er ansvarlig for forsinkelse som følge af begivenheder uden for rimelig kontrol, bortset fra betalingsforpligtelser. Kunden må ikke overdrage aftalen uden vores skriftlige samtykke, som ikke tilbageholdes urimeligt; vi kan overdrage den ved fusion, omstrukturering eller overdragelse af CleanTracker-forretningen. Parterne er uafhængige kontraktparter.

Hvis en bestemmelse ikke kan håndhæves, justeres den kun i nødvendigt omfang, og resten fortsætter. Manglende håndhævelse er ikke afkald. Meddelelser om aftalen kan sendes til kontoens e-mail eller [email protected].

19. Lovvalg og tvister

Aftalen er underlagt dansk ret uden regler om lovvalg. Tvister, der ikke løses gennem loyale forhandlinger, afgøres ved de danske domstole. Ufravigelige databeskyttelsesrettigheder og kompetente tilsynsmyndigheder påvirkes ikke.