Databehandleraftale

1. Parter og roller

Denne databehandleraftale (Databehandleraftalen) er en del af den aftale, hvorefter Idealrent ApS leverer CleanTracker til kunden (Hovedaftalen). Kunden er dataansvarlig, og Idealrent ApS er databehandler, for kundepersonoplysninger behandlet gennem tjenesten. Hvis kunden selv er databehandler for en anden dataansvarlig, gælder Databehandleraftalen med de nødvendige rolletilpasninger, og Idealrent ApS er underdatabehandler.

Databehandleraftalen gælder automatisk, når en kunde anvender CleanTracker til at behandle personoplysninger på vegne af sin organisation. Begreber defineret i GDPR har samme betydning her. Ved modstrid om beskyttelse af kundepersonoplysninger har Databehandleraftalen forrang for Hovedaftalen; ufravigelig databeskyttelsesret og gældende overførselsklausuler har forrang for begge.

2. Genstand og varighed

Idealrent ApS behandler kundepersonoplysninger for at hoste, drive, vedligeholde, supportere, sikre og levere CleanTracker og funktioner aktiveret af kunden. Behandlingen fortsætter under Hovedaftalen og i perioden efter ophør beskrevet i afsnit 16.

Kunden bevarer kontrollen over sine data og fastlægger formål og væsentlige hjælpemidler. Behandlingen omfatter indsamling, registrering, organisering, strukturering, opbevaring, fremfinding, opslag, anvendelse, transmission til instruerede integrationer og underdatabehandlere, begrænsning, eksport og sletning.

3. Behandlingens karakter og formål

CleanTracker understøtter administration af kunder og serviceadresser, medarbejdere og konti, opgaver, besøg, planlægning, noter og instruktioner, check-in/check-out og tidsregistrering, valgfri punktvis lokationsregistrering, faktureringsflows, regnskabsintegrationer, kundebetalinger, kommunikation, rapportering og CSV-import.

Vælger kunden AI-assisteret CSV-import, kan relevant indhold fra den valgte import sendes til OpenAI alene for at fortolke, normalisere og strukturere importen. Denne instruks er funktionsspecifik og giver ikke tilladelse til at sende alle kundepersonoplysninger til OpenAI.

4. Kategorier af registrerede

Afhængigt af kundens brug kan de registrerede omfatte:

• kundens kunder og deres kontaktpersoner;
• kundens medarbejdere, arbejdere, kontraktparter og andet personale i marken;
• kundens brugere, organisationsmedlemmer og kontoadministratorer; og
• andre personer, hvis oplysninger kunden lovligt indtaster i CleanTracker.

5. Kategorier af personoplysninger

Kundepersonoplysninger kan omfatte navne, adresser, e-mailadresser, telefonnumre, kunde-/virksomhedskontaktoplysninger, medarbejder- og kontoidentifikatorer, roller og adgangsoplysninger, planer, opgaver, besøg og serviceadresser, fritekstnoter og instruktioner, check-in-/check-out-tidspunkter, faktisk arbejdstid, valgfrie GPS-koordinater registreret ved check-in/out, driftsdata knyttet til faktura og regnskab, kommunikationsoplysninger og importerede CSV-data.

CleanTracker kræver ikke følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Kunden må ikke bevidst bruge CleanTracker til sådanne oplysninger, medmindre parterne særskilt skriftligt har aftalt behandlingen, og kunden har fastlagt et lovligt grundlag og passende garantier.

6. Kundens instrukser og ansvar

Hovedaftalen, Databehandleraftalen, kundens brug og konfiguration af tjenesten samt skriftlige instrukser accepteret af Idealrent ApS udgør kundens dokumenterede instruks. Idealrent ApS behandler kun kundepersonoplysninger efter denne instruks, herunder ved internationale overførsler, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver andet. Hvor loven tillader det, underretter Idealrent ApS kunden før en lovpligtig behandling.

Idealrent ApS underretter straks kunden, hvis en instruks efter Idealrent ApS’ vurdering strider mod gældende databeskyttelsesret, og kan suspendere den berørte behandling, indtil forholdet er løst.

Kunden er ansvarlig for behandlingens lovlighed, korrekthed og gennemsigtighed, herunder nødvendige meddelelser, behandlingsgrundlag, besvarelse af registrerede, dataminimering, adgangsstyring og lovlig konfiguration af valgfrie tids-/lokationsfunktioner og integrationer. Dette ansvar begrænser ikke Idealrent ApS’ databehandler- eller sikkerhedsforpligtelser.

7. Databehandlerens forpligtelser

Idealrent ApS vil:

• kun behandle kundepersonoplysninger som beskrevet i afsnit 6;
• sikre, at autoriserede personer kun behandler dem, når det er nødvendigt, og er underlagt fortrolighed;
• gennemføre og vedligeholde passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter GDPR artikel 32;
• bistå kunden som beskrevet i afsnit 12–14;
• føre krævede fortegnelser og stille nødvendige oplysninger til rådighed efter afsnit 15; og
• underrette kunden, hvis Idealrent ApS ikke længere kan opfylde væsentlige forpligtelser i Databehandleraftalen.

8. Fortrolighed

Idealrent ApS begrænser produktions- og supportadgang til autoriserede personer, der har behov for adgang til drift, support, sikkerhed eller lovoverholdelse. Personerne er underlagt kontraktlig eller lovbestemt tavshedspligt. Kundepersonoplysninger er fortrolige oplysninger efter Hovedaftalen.

9. Sikkerhedsforanstaltninger

Idealrent ApS vedligeholder foranstaltninger, der er passende for risikoen under hensyn til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål. Aktuelle foranstaltninger er opsummeret i bilag 2. Foranstaltningerne kan udvikles med teknologien og tjenesten, hvis det samlede beskyttelsesniveau ikke forringes væsentligt.

10. Underdatabehandlere og generel godkendelse

Kunden giver Idealrent ApS generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere, der er nødvendige for at levere CleanTracker. Den aktuelle liste vedligeholdes på den offentlige side om underdatabehandlere, som indgår i Databehandleraftalen ved henvisning.

Idealrent ApS giver kunden et rimeligt forudgående varsel før en relevant tilføjelse eller udskiftning. Varslet angiver den foreslåede underdatabehandler, formålet og en rimelig frist for indsigelse, før ændringen træder i kraft. Kunden kan inden fristen gøre indsigelse på rimelige grunde vedrørende beskyttelsen af kundepersonoplysninger.

Parterne samarbejder loyalt om at håndtere en gyldig indsigelse, herunder gennem et kommercielt rimeligt alternativ, hvis et sådant findes. Kan der ikke findes en rimelig løsning, kan kunden ophøre med at bruge den berørte funktion eller opsige den berørte tjeneste, hvis den ikke kan leveres uden underdatabehandleren. En indsigelse giver ikke kunden ret til at tilbageholde allerede forfaldne beløb for uberørte eller allerede leverede ydelser.

Idealrent ApS pålægger hver underdatabehandler passende og i det væsentlige tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser for den delegerede behandling. Idealrent ApS er fortsat ansvarlig over for kunden for underdatabehandlerens opfyldelse i det omfang, gældende ret kræver det.

Betalings-, appbutiks-, autentifikations- og kundevalgte regnskabsudbydere kan være selvstændigt eller særskilt dataansvarlige for visse aktiviteter. De opføres særskilt fra underdatabehandlere, hvor det er relevant.

11. Internationale overførsler

Kundens primære CleanTracker-applikation og database hostes i Frankfurt, Tyskland. Det betyder ikke, at alle udbydere udelukkende behandler i EU/EØS.

Idealrent ApS overfører ikke kundepersonoplysninger til et tredjeland, medmindre det følger af kundens dokumenterede instruks, kræves ved lov eller sker gennem en godkendt underdatabehandler med et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Afhængigt af udbyderen kan garantier omfatte en tilstrækkelighedsafgørelse, EU-U.S. Data Privacy Framework for en berettiget modtager eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med supplerende foranstaltninger, hvor det kræves. Aktuelle udbyderoplysninger fremgår af siden om underdatabehandlere.

12. Registreredes rettigheder

Under hensyn til behandlingens karakter yder Idealrent ApS rimelig teknisk og organisatorisk bistand, så kunden kan besvare anmodninger efter GDPR kapitel III. Modtager Idealrent ApS en anmodning om kundepersonoplysninger, henvises den registrerede til kunden, og Idealrent ApS besvarer ikke anmodningen materielt uden instruks eller lovkrav.

13. Bistand om sikkerhed, konsekvensanalyser og tilsyn

Under hensyn til behandlingens karakter og de tilgængelige oplysninger bistår Idealrent ApS rimeligt med sikkerhedsforpligtelser, vurdering og anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og forudgående høring efter GDPR artikel 32–36.

14. Brud på persondatasikkerheden

Idealrent ApS underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud, der påvirker kundepersonoplysninger. Underretningen indeholder de tilgængelige oplysninger, som kunden med rimelighed har brug for, herunder hændelsens karakter, berørte oplysninger og registrerede, sandsynlige konsekvenser samt trufne eller foreslåede foranstaltninger. Oplysninger kan gives trinvist, mens undersøgelsen pågår.

Idealrent ApS træffer rimelige foranstaltninger til at inddæmme, undersøge, begrænse og afhjælpe hændelsen. En underretning er ikke en indrømmelse af skyld eller ansvar.

15. Oplysnings- og revisionsret

Idealrent ApS stiller på anmodning oplysninger til rådighed, som med rimelighed er nødvendige for at dokumentere overholdelse af GDPR artikel 28 og Databehandleraftalen. Kunden skal først anvende aktuel sikkerhedsdokumentation, underdatabehandleroplysninger og relevante uafhængige rapporter, som Idealrent ApS eller dets infrastrukturudbydere stiller til rådighed.

Er dette utilstrækkeligt, kan kunden anmode om en revision højst én gang i en 12-måneders periode, medmindre et brud, en myndighed eller en velbegrundet bekymring kræver mere. Revisioner aftales med rimeligt varsel, gennemføres i normal arbejdstid, begrænser forstyrrelser og beskytter andre kunder og fortrolige oplysninger. De udføres af kunden eller en uafhængig revisor underlagt fortrolighed. Kunden betaler sine revisionsomkostninger, medmindre revisionen fastslår en væsentlig misligholdelse fra Idealrent ApS.

16. Tilbagelevering og sletning efter ophør

Under kundeforholdet kan kunden bruge tilgængelige funktioner til at tilgå og eksportere kundepersonoplysninger. Efter ophør opbevarer Idealrent ApS operationelle kundepersonoplysninger i op til 30 dage for at muliggøre ordnet afslutning og eventuel genoprettelse af forholdet. Senest ved periodens udløb slettes oplysningerne fra aktive systemer, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver opbevaring.

Resterende sikkerhedskopier udløber gennem den normale backupcyklus efter sletning fra aktive systemer og er i mellemtiden beskyttet og utilgængelige til almindelig brug. Den aktuelle backupopbevaring for den primære database er cirka tre dage. Backupcyklusser kan ændres uden ændring af Databehandleraftalen, hvis kopier alene opbevares til kontinuitet/genopretning og udløber efter den dokumenterede cyklus.

Afsnittet kræver ikke sletning af særskilte oplysninger, som Idealrent ApS er dataansvarlig for og lovligt opbevarer til fx bogføring, sikkerhed/svig, kontraktdokumentation, lovkrav eller retskrav. Oplysningerne anvendes ikke til at fortsætte kundens ophørte operationelle behandling.

17. Ansvar og Hovedaftalen

Ansvar efter Databehandleraftalen følger Hovedaftalens ansvarsfordeling og begrænsninger i det omfang, gældende ret tillader det. Intet begrænser rettigheder eller ansvar, som ikke lovligt kan begrænses, herunder registreredes ufravigelige rettigheder.

18. Retligt grundlag og ændringer

Databehandleraftalen er underlagt dansk ret og Hovedaftalens værnetingsbestemmelse uden at tilsidesætte GDPR, gældende national databeskyttelsesret eller tilsynsmyndigheders og registreredes ufravigelige rettigheder.

Idealrent ApS kan opdatere Databehandleraftalen for at afspejle lovkrav eller ændringer i tjenesten. Væsentlige ændringer varsles passende. Ændringer vil ikke væsentligt forringe beskyttelsen af kundepersonoplysninger i en løbende betalt periode uden lovligt grundlag eller kundens aftale.

Bilag 1 — Oplysninger om behandlingen

Genstand og formål: Levering, support, sikkerhed og kundeinstrueret brug af CleanTracker som beskrevet i afsnit 2–5.

Varighed: Hovedaftalen, op til 30 dages opbevaring i aktive systemer efter ophør og derefter normal udløb af backup.

Registrerede og oplysninger: Kategorierne i afsnit 4 og 5.

Hyppighed: Løbende ved almindelig brug; valgfrie integrationer og AI-assisteret import anvendes kun, når kunden vælger eller konfigurerer dem.

Den dataansvarliges rettigheder og pligter: Kunden fastlægger formål og væsentlige hjælpemidler, giver lovlige instrukser, styrer brugere/konfiguration og opfylder dataansvarliges pligter. Kunden kan gennem tjenestens funktioner eller support tilgå, berigtige, eksportere, begrænse og anmode om sletning.

Bilag 2 — Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

• Hosting og transmission: Primær applikation og PostgreSQL-database hostes på Render i Frankfurt. TLS anvendes ved transmission mellem klienter og tjenesten.
• Autentifikation og adgang: Autentificerede konti, organisationsafgrænset autorisation, rolle-/rettighedskontrol og serversidevalidering beskytter ikke-offentlige funktioner.
• Produktionsadgang: Produktionsadgang er begrænset til autoriserede personer med et driftsmæssigt behov. Hemmeligheder og tjenestelegitimationsoplysninger styres uden for kildekoden gennem deployment-konfiguration.
• Applikationssikkerhed: Inputvalidering, organisationsmæssig dataadskillelse, håndhævelse af rettigheder, vedligeholdelse af afhængigheder og review/test understøtter fortrolighed og integritet.
• Logging og detektion: Applikations-/serverlogs og diagnosticeringsoplysninger anvendes til drift, fejlfinding og undersøgelse af sikkerhedshændelser. Adgang begrænses, og logs bør undgå unødvendige personoplysninger.
• Tilgængelighed og backup: Infrastruktur-healthchecks og Render-databasebackup understøtter genopretning. Aktuel backupopbevaring for den primære database er cirka tre dage.
• Hændelseshåndtering: Formodede sikkerhedshændelser vurderes, inddæmmes, undersøges, dokumenteres efter behov og kommunikeres efter afsnit 14.
• Udviklingspraksis: Udviklings- og produktionskonfiguration er adskilt; produktionslegitimationsoplysninger er ikke beregnet til udvikling.
• Leverandørstyring: Udbydere vælges til definerede formål, underlægges relevante kontraktvilkår og gennemgås gennem den offentlige leverandørliste og ændringsproces.

Der fremsættes ingen påstand om certificering, 24/7-overvågning eller Idealrent ApS’ egen garanti for kryptering i hvile ud over foranstaltninger verificeret hos den relevante infrastrukturudbyder.