Planlæg hver opgave efter sit eget interval
Se hvordan CleanTracker lader flere tilbagevendende opgaver hos samme kunde have hver sin tidsplan, så rengøring, trappevask og andre serviceopgaver kan gentage sig i den rytme, arbejdet faktisk kræver.
Ikke alle opgaver hos en kunde skal udføres lige ofte.
En serviceaftale kan sagtens indeholde flere typer arbejde, der hver har sin egen rytme. Den almindelige rengøring skal måske udføres hver uge, mens bagtrappen kun skal tages hver anden uge. En tredje opgave kan ligge hver fjerde uge eller efter en mere specifik tidsplan.
I CleanTracker kan de opgaver oprettes som separate tilbagevendende opgaver hos samme kunde. Hver opgave får sin egen tidsplan, og kalenderen viser de besøg, der bliver oprettet ud fra de enkelte gentagelser.
Én kunde, flere tidsplaner
En kunde behøver ikke have én samlet gentagelse, der bestemmer alt arbejde på adressen.
I stedet kan du opdele aftalen efter det arbejde, der faktisk skal udføres: almindelig rengøring som én opgave, bagtrappe som en anden opgave og eventuelle periodiske serviceopgaver som deres egne opgaver.
Det gør planlægningen mere præcis. Hvis den almindelige rengøring skal udføres hver uge, mens bagtrappen skal rengøres hver anden uge, skal de ikke presses ind i samme rytme. De kan hver især have den gentagelse, der passer til aftalen.
CleanTracker opretter derefter de kommende besøg ud fra hver opgaves tidsplan.
Tidsplaner, der følger det rigtige arbejde
I facility-service, rengøring og lignende virksomheder er det normalt, at opgaver hos samme kunde har forskellige intervaller.
En kunde kan for eksempel have:
- fast rengøring hver uge
- et ekstra område hver anden uge
- en specialopgave hver tredje eller fjerde uge
- månedligt arbejde
- en brugerdefineret tidsplan, når aftalen kræver det
Pointen er ikke, at alle aftaler skal være avancerede. Pointen er, at tilbagevendende arbejde ikke altid passer ind i én fast model for hele kunden.
Når hver opgave har sin egen tidsplan, kan serviceplanen afspejle virkeligheden: hvad der skal udføres, hvor ofte det skal ske, og hvornår det skal blive til konkrete besøg.
Hvis du vil se den detaljerede opsætning af tilbagevendende tidsplaner, kan du læse guiden til tilbagevendende opgaver.
Når tidsplanerne mødes i kalenderen
Når flere opgaver hos samme kunde lander på samme dag, kan CleanTracker gruppere de oprettede besøg i kalenderen.
Det er en praktisk konsekvens af den fleksible planlægning. Kalenderen behøver ikke blive fyldt med flere visuelt adskilte aftaler for samme kunde og lokation, hvis arbejdet alligevel skal håndteres samlet den dag.
Flere besøg hos samme kunde kan vises samlet i kalenderen, når de ligger på samme dag.
For medarbejderen giver det en roligere kalender. Det er nemmere at se, at der er arbejde hos kunden på den adresse, og at arbejdet består af flere besøg, der hører sammen operationelt.
Grupperet, men stadig adskilt
Gruppering betyder ikke, at de underliggende opgaver bliver slået sammen.
Hvis den almindelige rengøring og bagtrappen begge ligger mandag kl. 9, kan medarbejderen åbne den grupperede kalenderpost og se, at der er tale om 2 besøg. Her kan besøgene markeres som udført samlet, hvis arbejdet er færdigt på én gang.
En samlet handling kan bruges på de grupperede besøg, når arbejdet håndteres samlet.
Samtidig bevares strukturen under gruppen. De enkelte besøg kan stadig vises og håndteres separat, hvis kun det ene besøg skal ændres, annulleres eller følges op på.
Gruppen giver et enklere overblik uden at fjerne de individuelle besøg.
Det er netop balancen: kalenderen bliver lettere at arbejde med, men opgaverne mister ikke deres egen tidsplan eller deres egen status.
Fra forskellige opgaver til en klar arbejdsdag
Den praktiske arbejdsgang bliver enkel:
Forskellige opgaver -> egne tilbagevendende tidsplaner -> besøg oprettet efter behov -> klar kalender -> nemmere udførelse.
For virksomheden betyder det, at CleanTracker kan følge den måde serviceaftaler faktisk er bygget op på. Ikke alt arbejde hos en kunde sker hver uge. Ikke alt arbejde skal samles i samme gentagelse. Og når flere opgaver alligevel mødes på samme dag, kan kalenderen vise dem på en måde, der giver mening for medarbejderen.
Prøv CleanTracker gratis
Kom i gang med op til 3 brugere. Der er ingen tidsbegrænset prøveperiode og intet krav om kreditkort.
Se priser eller start gratis.